Ablauf Komfort.Steuerberatung

BETREUUNG

Ablauf Betreuung Komfort.Steuerberatung.Grabmann

Start der Zusammenarbeit

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Angebot, das 3 Wochen gültig ist. Wenn das Angebot für Sie passt, erhalten Sie von uns als Nächstes einen "Willkommensbrief" mit den wichtigsten Eckpunkten unserer Zusammenarbeit sowie die Vollmacht zur Vertretung vor den Behörden (vor allem beim Finanzamt) sowie bei der Gesundheitskassa (wenn wir eine Lohnverrechnung für Sie erstellen sollen). Die Unterschrift auf die Vollmachten brauchen wir im Original (Übermittlung per Post oder persönlich) oder mittels Handysignatur. Ein Scan mit der von Ihnen unterschriebenen Vollmacht reicht nicht aus.

Bevor wir endgültig starten, müssen wir die Identität unserer Kunden überprüfen. Im Normalfall kommen Sie bitte mit Ihrem Ausweis bei uns im Büro vorbei, damit wir das Original sehen können. Sollte dies aus wichtigen Gründen nicht möglich sein (z.B: räumliche Entfernung), können wir auch folgende mittels Handysignatur unterschriebene Dokumente akzeptieren (digitale Unterschrift auf dem Scan):

· Reisepass oder Personalausweis

· E-Card

· Bankomatkarte (Seite mit Ihrem IBAN)

Die Übermittlung erfolgt entweder verschlüsselt über unsere Upload-Seite oder per Mail (kann von jedem eingesehen werden). Danach sind wir berufsrechtlich und gesetzlich verpflichtet, die Kontrolle Ihrer Identität und unsere Kenntnisse für Ihre Betreuung zu dokumentieren.

Bitte schicken Sie uns keine Unterlagen per Einschreiben, da wir massive Probleme mit der Zustellung per Post von Einschreiben haben.

Nachdem wir Ihre Identität überprüfen konnten, erhalten Sie die Vollmacht zur Vertretung beim Finanzamt und der Gesundheitskasse (wenn wir auch die Lohnverrechnung für Sie erstellen) zur Unterschrift sowie Ihr persönliches Betreuungskonzept. Im Betreuungskonzept ist unter anderem festgehalten wie wir Ihre Buchhaltung (z.B: mit kostenlosem Erfassungsfile oder mittels Ihrem Upload auf eines unserer Internetportale) und Ihren Jahresabschluss (z.B: Bilanz, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Pauschalierung) erstellen.

Erstellung der Buchhaltung

Da die Umsatzsteuer spätestens 45 Tage nach Ende des Monats oder des Quartals an das Finanzamt überwiesen werden muss, bitten wir um Übersendung der Unterlagen bis 15. des Folgemonats, um einen fortlaufenden Arbeitsgang zu gewährleisten. Sollten Sie Buchhaltungsdaten oder Belege früher benötigen oder ist es Ihnen ausnahmsweise nicht möglich die Unterlagen bis zum Termin zu übermitteln, bitte ich um Ihre Info, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu vereinbaren.

INFO: Auch bei quartalsweiser Buchhaltung/Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) brauchen wir die Unterlagen bis zum 15. des Folgemonats, da es uns sonst nicht möglich ist für alle unsere Kunden die Steuern bei allen Quartalsbuchhaltung fristgerecht fertig zu stellen.

Tipp: Wenn Sie die Vorbereitung der Belege laufend und nicht am Ende eines Monats durchführen, werden Sie subjektiv betrachtet weniger Zeit dafür aufwenden und es wird für Sie um einiges leichter werden.

Wenn Sie uns alle Belege im Ordner bringen wollen, können Sie dies entweder während der Bürostunden jederzeit bei uns vorbeibringen oder per Post schicken. Bisher haben wir noch alle Belege per Post erhalten, auch wenn diese normal geschickt wurden. Wussten Sie, dass die Haftung der Post bei Einschreiber oder Paketen sehr begrenzt ist und wahrscheinlich nicht den Zeitaufwand für das Besorgen von Rechnungskopien oder den Schaden aus verloren gegangen Sendungen abdeckt?

Bei der digitalen Übermittlung Ihrer Belege verwenden Sie bitte entweder unsere Drop-Box-Freigabe oder fügen Sie diese an eine Email an.

Bei Kleinunternehmer und wenigen Rechnungen erfolgt die Belegerfassung mittels unseres kostenlosen Excel-Erfassungsfiles mit dem Sie auch die Umsatzsteuervoranmeldungen selbst erstellen können.

monatlicher Ablauf zur Erstellung der Buchhaltung

Übermittlung der Belege durch Sie bis 15. des Folgemonats
Einbuchen aller Belege durch uns
Erstellen der Meldungen an das Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung, OSS-Meldung)
Übermittlung einer Aufstellung der zu zahlenden Steuern und Abgabe bis 10. des übernächsten Monats (bis 5 Tage vor Fälligkeit)
Übermittlung aller Meldungen an das Finanzamt (1-3 Tage vor Fälligkeit)

Erstellung der Lohnverrechnung

Da, laut Gesetz, der Gehalt oder Lohn am Letzten jedes Monats beim Dienstnehmer eingelangt sein muss (Erhalt der Verfügungsmacht), sind in Ihrem Interesse folgende Fristen einzuhalten:

bis 15. j.M.: Übermittlung der Daten
bis 20. j.M.: Abrechnung des laufenden Monats und Versand an Sie
bis 25. j.M.: Eintreffen der Abrechnung bei Ihnen, Banküberweisung
bis 30. j.M.: Eintreffen der Überweisung beim Dienstnehmer, Barauszahlung

An- und Abmeldungen übermitteln Sie bitte unbedingt vor dem 20. eines Monats. Bitte beachten Sie, dass Anmeldungen vor Arbeitsbeginn (sekundengenau) und Abmeldungen bis zu 7 Tage nach Beschäftigungsende bei der österreichischen Gesundheitskassa gemeldet werden müssen.

Jahresabschluss und Steuererklärungen

Wir senden Ende Februar (GmbH´s) und im April jeden Jahres (andere Kunden) eine auf den Kunden abgestimmte Checkliste der benötigten Unterlagen für den Jahresabschluss des Vorjahres aus. Für die Fertigstellung der Erklärungen haben wir Steuerberater andere Fristen als Unternehmer, die von keinem Steuerberater betreut werden. Dies ist notwendig, da wir es nicht schaffen würden, alle Steuererklärungen unserer Klienten bis 30. Juni des Folgejahres zu erstellen.

Für die Steuererklärungen gelten für uns folgende Termine zur Einreichung:

bis 31.10. des Folgejahres: 20 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
bis 30.11.des Folgejahres: 40 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
bis 31.01. des übernächsten Jahres: 60 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
bis 28.02.des übernächsten Jahres: 80 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
bis 31.03.des übernächsten Jahres: 100 % der vertretenen Fälle je Finanzamt

Wir können entscheiden, welche Steuernummer von uns eingereicht wird. Zuerst werden die Bilanzen für GmbH´s erstellt, da diese bis spätestens 30,. September des Folgejahres an das Firmenbuchgericht übermittelt werden müssen (Strafe bei Nichteinhaltung: mind. € 1.400,00). Bei den sonstigen Kunden versuchen wir jene Fälle, bei denen eine große Gutschrift oder Nachzahlung zu erwarten sein wird, früher zu erstellen, da es bei einer Nachzahlung zu Zinsen durch das Finanzamt ab 1. Oktober des Folgejahres kommt.

Obwohl wir sehr oft erst im Frühsommer oder Herbst die Möglichkeit haben, den Jahresabschluss für die oben nicht angeführten Kunden zu erstellen, bitten wir trotzdem um die Übersendung der Unterlagen bis 30. April des Folgejahres.

Ablauf der Bilanzierung und Erstellung der Steuererklärungen

bis Ende Februar des Folgejahres: Übermittlung einer Aufstellung der benötigten Unterlagen und Informationen Kapitalgesellschaften (z.B: GmbH oder GmbH & Co KG)
bis 15. März des Folgejahres: Erhalt der Unterlagen für Kapitalgesellschaften
Anfang April des Folgejahres: Übermittlung einer Aufstellung der benötigten Unterlagen und Informationen für alle anderen Kunden
bis 30. April des Folgejahres: Erhalt der Unterlagen für alle anderen Kunden
Durchsicht der erhaltenen Unterlagen
Beginn der Bilanzierung = Durchsicht/Kontrolle aller Konten
Berücksichtigung aller möglichen Steueroptimierungen
Erstellung der Beilagen für die Steuererklärungen (z.B: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
Erstellung der Steuererklärungen
Übermittlung des fertig gestellten Jahresabschluss zur Kontrolle auf augenscheinliche Fehler inklusive eines Begleitschreibens über die steuerlichen Auswirkungen und Empfehlungen für den Ausgleich von Nachzahlungen
Erhalt des unterschriebenen Jahresabschlusses (Unterschrift im Original oder mittels Handysignatur - ein Scan mit Ihrer Unterschrift reicht nicht)
Übermittlung der Steuererklärungen und Beilagen an das Finanzamt mittels FinanzOnline
Erhalt der Bescheide mittels FinanzOnline
Kontrolle der Bescheide
Info an Sie über die erhaltenen Bescheide inklusive der Zahlungsfristen und Bankverbindung für Nachzahlungen
Falls die Bescheide von den eingereichten Erklärungen abweichen, erhalten Sie eine Info über die Sinnhaftigkeit einer Bescheidbeschwerde
Rückzahlungsantrag beim Finanzamt zur Rückzahlung von Guthaben